Data de encerramento: 18 Setembro 2024
Salário: £ 31,000 - £ 34,000
Localização: Híbrido / Londres. Combinamos trabalho remoto e presencial para atender às necessidades individuais e da organização. Esta vaga exige presença no escritório, no centro de Londres, pelo menos uma vez por semana.
Contrato: Tempo integral permanente
Horas: 37.5 horas semanais, com possibilidade de trabalho ocasional à noite e aos fins de semana.
Responsável para: Diretor de Finanças e Operações / CEO
Relações-chave: Diretor Executivo, Equipe de Finanças e Operações, Equipe Jurídica, Equipe de Desenvolvimento, Equipe de Capacitação, Parceiros e Beneficiários
Sobre a Defesa da Mídia
A Media Defence é uma organização sem fins lucrativos que ajuda os meios de comunicação a defenderem seus direitos. Apoiamos a mídia independente, jornalistas e jornalistas cidadãos que estejam sob ameaça legal, garantindo o acesso a advogados para defendê-los. Atuamos em litígios estratégicos para aprimorar o ambiente regulatório da liberdade de imprensa, concedemos subsídios a organizações em diversos países para a execução de programas de defesa da mídia e capacitamos os advogados e as organizações com as quais trabalhamos em questões de direito da mídia.
Sobre o papel
Como Coordenador(a) de Eventos e Assistente de Equipe, você dará suporte ao CEO, bem como às equipes de Operações, Desenvolvimento e Capacitação em todas as suas necessidades relacionadas a eventos, viagens e tarefas administrativas. Suas principais responsabilidades serão organizar e gerenciar a parte administrativa que dá suporte ao nosso trabalho. Você desempenhará um papel crucial para garantir o bom funcionamento das atividades presenciais e das funções administrativas, trabalhando em estreita colaboração com toda a organização.
Você será um membro de equipe entusiasmado, pois muitas de suas tarefas envolverão e exigirão contribuições de outros membros da equipe, desde o agendamento de reuniões até o auxílio no planejamento de todas as nossas viagens internacionais, em conformidade com os requisitos atuais dos doadores.
Responsabilidades principais
Planejamento e coordenação de eventos
- Coordenar os aspectos logísticos das atividades presenciais do programa, incluindo a reserva do local, o deslocamento dos participantes, a hospedagem e a alimentação. Essas atividades podem incluir reuniões para advogados, encontros regionais e internacionais para a rede de parceiros da Media Defence e programas de bolsas de estudo.
- Implementar o planejamento logístico de eventos, incluindo vistos, voos, transporte terrestre, itinerários e outros arranjos relacionados a viagens, garantindo que todos os requisitos dos doadores sejam atendidos, como o Fly America Act, quando aplicável.
- Auxiliar a equipe da Media Defence com solicitações de visto, organização de viagens, itinerários e necessidades de acomodação, oferecendo suporte para garantir uma experiência positiva. Isso pode incluir reuniões do Conselho, participação em conferências para a Equipe Jurídica da Media Defence e coordenação de viagens do CEO.
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Coordenação Contratual e Financeira
- Apoiar o Diretor de Finanças e Operações para garantir que a logística do evento esteja alinhada com os requisitos dos doadores e as políticas da Media Defence, com foco especial na conformidade financeira e na implementação correta das políticas de viagens, finanças e aquisições.
- Coordenar com fornecedores externos, prestadores de serviços e contratados para gerenciar contratos, pagamentos e outras transações financeiras relacionadas à logística do evento.
- Manter registros precisos e completos de todas as atividades relacionadas ao evento, garantindo que a documentação atenda aos requisitos da organização e dos doadores.
- Manter um sistema de arquivamento de todos os documentos relacionados a viagens e outros documentos relevantes, que atenda às políticas da Media Defence e aos requisitos dos doadores.
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Suporte da equipe
- Gerenciar agendas e organizar reuniões de equipe.
- Tomar notas nas reuniões, preparar a ata e distribuí-la aos participantes relevantes.
- Prestar apoio através de atividades administrativas e de comunicação, incluindo a verificação da exatidão das faturas dos fornecedores e o tratamento de quaisquer dúvidas.
- Supervisionar o funcionamento eficaz e eficiente do gabinete de Defesa da Imprensa, garantindo que os funcionários recebam o apoio e os recursos necessários.
- Monitorar o estoque de materiais de escritório e artigos de papelaria e efetuar compras quando necessário.
- Supervisionar a manutenção do cadastro de ativos fixos e salvaguardar os ativos.
- Participar na execução de projetos e tarefas pontuais, conforme necessário.
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Outros
- Identificar e executar quaisquer outras tarefas que se enquadrem no âmbito, espírito e propósito do cargo, conforme solicitado.
- Manter e observar um nível apropriado de confidencialidade em todos os momentos.
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Especificação Pessoa
Essential
- Excelente domínio da língua inglesa, tanto escrita quanto falada, boas habilidades de edição e capacidade de comunicação com diversas comunidades e públicos variados.
- Detalhe orientado
- Usuário de TI competente, incluindo o pacote Microsoft Office, internet e e-mail.
- Alto nível de integridade pessoal e comprometimento com os valores da organização.
- Capacidade de trabalhar de forma flexível e colaborativa, cumprindo prazos apertados.
- Capacidade de trabalhar em um ambiente multicultural
- Capacidade de gerenciar uma carga de trabalho variada e as demandas de diferentes equipes.
- Flexível e confiável, capaz de tomar a iniciativa.
- Capacidade de trabalhar por iniciativa própria sem supervisão diária.
- Flexibilidade para redefinir prioridades de forma eficaz e responder a pedidos de informação com pouco aviso prévio.
- Tenha uma abordagem positiva em relação às tarefas diárias e um método de trabalho focado em soluções.
- Experiência comprovada em trabalhar e se relacionar com uma ampla gama de pessoas, além de uma postura agradável e diplomática na interação com colegas de todos os níveis e com os parceiros da Media Defence.
- Direito de trabalhar no Reino Unido
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Desejável
- Experiência com bancos de dados/sistemas CRM
- Experiência prévia em funções de apoio/suporte administrativo será uma vantagem.
- Conhecimento de francês, espanhol ou árabe.
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Benefícios
- Pensão: Plano de pensão contributivo (contribuição do empregador correspondente até um máximo de 8%)
- Férias anuais: 25 dias de férias anuais, além dos feriados bancários.
- Semana de folga entre o Natal e o Ano Novo
- Terceira sexta-feira de cada mês de folga
- Possibilidade de acumular cinco dias para o ano seguinte de férias.
- O horário de início e término do expediente é flexível.
- Cultura de equipe amigável e solidária
- Ao ingressar na Media Defence, todos os funcionários têm acesso automático a suporte profissional por meio do nosso Programa de Assistência ao Empregado (PAE), fornecido pela Health Assured Limited, e por meio de um aplicativo de saúde digital.
- Oferecemos um pacote de licença-maternidade e paternidade ampliado.
- Oferecemos uma gama de ferramentas de treinamento e desenvolvimento para apoiar nossos funcionários no aprimoramento ou desenvolvimento de habilidades e conhecimentos, beneficiando tanto o indivíduo quanto a organização.
Igualdade e diversidade são fundamentais para a nossa missão. Estamos comprometidos com o recrutamento e a retenção de indivíduos de origens diversas e que reflitam a diversidade das comunidades em que atuamos.
Se você tiver interesse em se candidatar a esta vaga, envie seu currículo e carta de apresentação, mencionando "Coordenador(a) de Eventos e Assistente de Equipe", para o seguinte endereço de e-mail: recruitment@mediadefence.org.
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Data de encerramento: 18 Setembro 2024
As entrevistas serão realizadas online entre os dias 25 e 27 de setembro de 2024.
