A Media Defence está comprometida em operar com os mais altos padrões de integridade e em promover uma cultura onde a responsabilidade seja valorizada. Adotamos uma postura de tolerância zero em relação ao suborno e à corrupção e estamos comprometidos em agir de forma profissional, justa e íntegra em todas as nossas relações e negócios, onde quer que atuemos, implementando e aplicando sistemas eficazes para combater o suborno.
Visar
Esta política descreve as medidas que a Media Defence adota para prevenir o suborno e os procedimentos a serem seguidos caso ele ocorra. Seu objetivo é auxiliar a organização a cumprir todas as leis relevantes para o combate ao suborno e à corrupção em todas as jurisdições em que atua, incluindo, no Reino Unido, a Lei de Suborno de 2010 (Bribery Act 2010 - a Lei), que se aplica a condutas tanto no Reino Unido quanto no exterior.
Objetivo
Esta política aplica-se a todos os funcionários, voluntários, administradores, organizações parceiras, beneficiários de subvenções, consultores, contratados, pessoal cedido e fornecedores de serviços que trabalham com a Media Defence.
Legislação pertinente
Lei de Suborno de 2010
Documentos Relacionados
1.1. Código de conduta dos funcionários
1.2. Código de Conduta dos Parceiros
1.3. Manual de Finanças e Operações
1.4. Política de aquisições
1.5. Política de denúncia
1.6. Política disciplinar
Definições
Suborno: Suborno é qualquer incentivo ou recompensa oferecida, prometida ou fornecida com o objetivo de obter indevidamente qualquer vantagem comercial, contratual, regulatória ou pessoal, podendo constituir crime nos termos da Lei, a saber:
• dar ou oferecer um suborno;
• receber ou solicitar um suborno; ou
• Subornar um funcionário público.
Exemplos de suborno podem incluir:
• Um fornecedor em potencial que lhe oferece dinheiro ou um presente para influenciar um processo de licitação.
• Um candidato a emprego que se oferece para pagar a você a fim de aumentar suas chances de ser contratado.
• Oferecer um presente (por exemplo, hospitalidade excessiva) a um funcionário local em troca da aprovação de um registro/pedido
• Oferecer pagamento a um funcionário público para agilizar ou concluir um processo que ele é obrigado a realizar, como desembaraço aduaneiro ou controle de fronteiras/imigração.
É ilegal dar ou receber suborno de acordo com a Lei de Suborno, e as organizações são responsabilizadas por subornos recebidos ou dados em seu nome quando não possuem procedimentos preventivos adequados.
Pagamentos de facilitação: Pagamentos de facilitação são pagamentos que induzem funcionários a desempenhar funções rotineiras que, de outra forma, seriam obrigados a desempenhar. Pagamentos de facilitação são subornos e não há isenção para eles na Lei de Suborno. Pagamentos de facilitação não incluem taxas administrativas legalmente exigidas e taxas por serviços legítimos de tramitação acelerada.
Presentes e hospitalidade: Esses benefícios podem variar de pequenos presentes (como agendas) a serviços de hospitalidade dispendiosos (ingressos para grandes eventos, viagens etc.). Despesas com hospitalidade ou promoção que sejam proporcionais e razoáveis para demonstrar a qualidade dos bens ou serviços ou refletir um bom relacionamento provavelmente não serão consideradas suborno. No entanto, presentes e hospitalidade extravagantes podem ser usados para disfarçar subornos destinados a induzir comportamentos impróprios (por exemplo, para manipular o resultado de um processo de licitação).
Responsabilidades
A Media Defence confia a todos os indivíduos da organização a responsabilidade de assumir um papel proativo na melhoria da política e das práticas anticorrupção da organização.
Curadores: Os administradores fornecerão liderança, recursos e apoio ativo para a implementação desta política. Eles são responsáveis por garantir que esta política e quaisquer políticas associadas sejam adequadas à sua finalidade e cumpridas.
Diretor Executivo (CEO) e Diretor Financeiro e Operacional (FOD)
O Diretor Executivo é responsável por garantir que essas políticas e procedimentos sejam implementados de forma consistente e com linhas claras de autoridade. O Diretor Executivo e o Diretor de Finanças e Operações liderarão de forma ativa e visível a política e a prática anticorrupção da organização.
O Diretor Financeiro e Operacional é responsável por garantir que o espírito desta política seja incorporado em todos os aspectos da gestão de pessoal da Media Defence, incluindo recrutamento, promoção, treinamento, avaliação de desempenho, remuneração e recompensas – e que essas políticas sejam continuamente aprimoradas em consulta com os funcionários.
O Diretor Financeiro e Operacional também é responsável por garantir que o espírito desta política seja incorporado em todos os aspectos da gestão financeira da Media Defence, incluindo contabilidade corporativa, presentes, despesas de pessoal e doações – e que essas políticas sejam continuamente aprimoradas em consulta com os funcionários.
Gerentes: Os gestores são responsáveis por garantir que seus subordinados diretos e parceiros de projeto cumpram suas obrigações. São responsáveis por assegurar que seus projetos sejam devidamente planejados e que os riscos sejam avaliados e gerenciados de acordo com esta política.
Indivíduos: Os indivíduos são responsáveis por não oferecer nem receber subornos e por denunciar quaisquer casos em que possa ocorrer suborno. Também são responsáveis por relatar todos os casos de suborno de que tenham conhecimento, seguindo os procedimentos descritos nesta política.
Prevenção de suborno
Compromisso de Alto Nível
A Media Defence está empenhada em combater o suborno ao mais alto nível. A Media Defence expressa claramente a sua política de tolerância zero ao suborno externamente no seu website e internamente em políticas relevantes.
Avaliação de risco
A Media Defence realiza avaliações de risco anuais na organização, em consulta com os funcionários, e revisa os riscos.
apresentado por meio de suborno como parte disso.
A Media Defence reconhece que a ameaça de suborno varia entre países, áreas de atuação, parceiros e transações, e que nossa organização deve responder proporcionalmente a esses riscos. Portanto, projetos que envolvem trabalho com parceiros ou no exterior são avaliados individualmente quanto aos riscos, além da avaliação anual de riscos da organização.
Os materiais de avaliação de risco estão disponíveis no site da Charity Commission. aqui..
Recrutamento
A Media Defence reconhece que as boas práticas anticorrupção começam desde o início do processo de contratação. Portanto, exige um compromisso com a prevenção da corrupção em todas as descrições de cargos. Além disso, é oferecido um programa completo de comunicação e treinamento para a equipe (ver seção 8).
Trabalhando no exterior
Os funcionários responsáveis por projetos no exterior receberão treinamento anticorrupção antes de iniciarem suas atribuições. Os funcionários que viajarem ao exterior a trabalho deverão considerar a possibilidade de suborno e medidas de mitigação de suborno em suas avaliações de risco de viagem. Os gerentes devem avaliar e gerenciar os riscos associados ao trabalho em países ou setores específicos antes do início das atribuições.
Trabalhando com fornecedores de serviços e em parcerias.
A Media Defence é passível de sanções nos termos da Lei de Suborno se uma pessoa "associada" a ela subornar outra com a intenção de obter ou manter negócios ou uma vantagem comercial para a Media Defence. A definição de associado na lei é deliberadamente ampla para incluir indivíduos, entidades constituídas e não constituídas que fornecem serviços à Media Defence (e não apenas bens) ou que atuam em nome da Media Defence como sócios ou agentes.
A Media Defence exige que todos os indivíduos que trabalham com beneficiários e parceiros em nome da Media Defence garantam que:
• Os beneficiários e parceiros são selecionados por meio de um processo de seleção transparente e competitivo. Consulte a Política de Concessão de Subsídios da Media Defence para obter mais informações.
• A devida diligência é realizada nos beneficiários e parceiros antes da celebração de contratos (ver 8)
• Todos os beneficiários e fornecedores são informados sobre a política anticorrupção da Media Defence e recebem uma cópia para informar suas próprias equipes.
• Os acordos contratuais proíbem explicitamente o oferecimento ou recebimento de subornos em nome da Media Defence.
Doações para Caridade e Políticas
Uma contribuição política é uma doação feita a um político, partido político ou campanha política. Organizações beneficentes não estão autorizadas a fazer doações políticas e, portanto, doações políticas não são permitidas em nome da Media Defence.
Os funcionários devem garantir que qualquer doação recebida pela Media Defence não seja um incentivo para conduzir seus negócios de forma inadequada. Todas as doações devem ser aprovadas pelo CEO, pelo Diretor Financeiro e de Operações ou pelo Presidente do Conselho da Media Defence.
Comunicação
Todos os funcionários e fornecedores devem compreender e cumprir a política anticorrupção da Media Defence. Para garantir que esta política seja comunicada, a Media Defence:
• Publica esta política na intranet dos funcionários e em seu site externo.
• revisa e publica seu código de conduta para proibir explicitamente o oferecimento ou recebimento de subornos e garante que os indivíduos o assinem anualmente.
• Instruir todos os funcionários sobre a política anticorrupção da Media Defence, como parte do processo de integração na organização, no mínimo.
• Promove regularmente a conscientização sobre as políticas anticorrupção junto a todos os membros do conselho, ao diretor executivo, aos diretores e às pessoas que trabalham com beneficiários e parceiros.
Procedimentos
O que os funcionários devem fazer se lhes for oferecido ou solicitado um suborno:
• Os indivíduos devem rejeitar pedidos ou ofertas de suborno e a posição anticorrupção da Media Defence deve ser claramente expressa. Para cenários práticos de problemas e abordagens recomendadas, consulte o documento "Resisting Extortion and Solicitation in International Transactions" da Transparency International, disponível em [link para o documento]. aqui..
• Caso sejam exigidos pagamentos sob ameaça de violência física e/ou agressão, o indivíduo deve pagar e sair sem medo ou represálias, relatando o incidente ao seu gerente o mais rápido possível. Os gerentes devem planejar suas operações e ter procedimentos de segurança para reduzir o risco de solicitações de pagamento sob coação.
Onde houver suspeita de suborno ou onde ele ocorrer:
Para permitir uma investigação adequada, os funcionários devem registar os detalhes de qualquer suborno, pedido de suborno ou tentativa de suborno, o mais rapidamente possível após o ocorrido. Quaisquer casos de suborno, reais ou potenciais, devem ser investigados de forma adequada e imediata por um diretor, de acordo com a Política de Denúncia da Media Defence.
Os objetivos de uma investigação devem ser:
• Confirmar se houve ou não suborno e identificar o responsável.
• Confirme se os controles internos e os procedimentos anticorrupção funcionaram na prática.
• Identificar quaisquer melhorias necessárias aos procedimentos anticorrupção.
Dependendo das conclusões da investigação, serão determinadas as medidas subsequentes. Estas podem incluir medidas disciplinares contra os funcionários envolvidos ou denúncias externas a:
• Um alto funcionário ou diretor de outra organização, se a pessoa que oferece o suborno pertencer a essa organização.
• Polícia local/órgãos de segurança pública (se considerado apropriado)
• Serious Fraud Office (no Reino Unido, é o principal responsável pela Lei de Suborno do Reino Unido)
• Departamento governamental relevante onde ocorreu o suborno
• A Comissão de Caridade, caso o assunto seja considerado um “incidente grave”
Consulte as Políticas Disciplinares e de Denúncia da Media Defence para obter mais informações.
Monitoramento e Revisão
Esta política será revista anualmente ou após uma mudança significativa nas operações ou um incidente significativo, o que ocorrer primeiro, em consulta com a equipe de Defesa da Mídia.
Revisado em: outubro de 2019